Cuando una empresa o Administración afronta un proyecto de implantación de un sistema de gestión documental lo más habitual es que tenga muy claro que va a escanear “papeles” para, entre otras cosas, liberar espacio físico. Sin embargo, un proyecto “completo” es mucho más que escanear. De hecho, puede tener hasta cinco módulos o partes claramente diferenciadas, si bien es verdad que una instalación que requiera todos estos módulos suele ser de gran volumen de documentos y, sobre todo, con una exigencia muy alta en la seguridad.
Aunque su oficina no requiera un proyecto tan complejo, es conveniente saber que existen estas opciones: quizás no le parezcan tan superfluas. Y estos módulos son:
- Escaneado de documentos
- OCR (reconocimiento del texto)
- Software de gestión documental
- Sistema de copias de seguridad
- Destrucción certificada de documentación.
Cada módulo merece una entrada propia pero, de momento, me limitaré a describirlos muy brevemente a continuación:
Escaneado de documentos: es la parte más evidente: convertir los documentos en papel en archivos informáticos que se guardan en el ordenador. Es, sin duda, el primer paso, y el único para oficinas con poco volumen de documentos (cientos o pocos miles) y pocos usuarios (menos de 4 ó 5). Si no lo ha hecho ya, cómprese un escáner y empiece a deshacerse de sus documentos en papel (especialmente las fotocopias).
OCR (reconocimiento del texto): el reconocimiento óptico de caracteres (OCR en inglés) es un proceso que convierte una imagen en un documento de texto, editable, mediante un análisis muy complejo de la tipología de la imagen obtenida. Afortunadamente hay en el mercado varios programas comerciales que realizan el proceso de forma totalmente automática. La principal ventaja de guardar los documentos “como texto” en lugar de “como imagen” es que podemos buscar por el contenido (por palabras incluidas en el texto) y cortar y pegar partes de él para utilizarlas en otros documentos. Si el volumen de documentos a escanear es muy grande, hay programas muy sofisticados para reconocer facturas, o fechas dentro de un contrato, zonas parciales…
Software de gestión documental: es la parte fundamental, un programa (como nuestro ArchivaTech) que permita almacenar decenas de miles (o millones) de documentos de una forma ágil, rápida y sencilla, permitiendo localizar cualquier documento por múltiples criterios y de una forma casi instantánea. Es también imprescindible que aporte medidas adicionales de seguridad, controlando el acceso a los documentos y centralizando toda la información.
Sistema de copias de seguridad: cuando el volumen de información almacenada en formato electrónico es elevado, la implantación de un sistema automatizado de copias de seguridad se convierte en una prioridad. Hay múltiples sistemas en el mercado, siendo uno de los más recomendables el que realiza una copia remota, cifrada, en un servidor externo, de forma que podremos recuperar toda la información aún en caso de robo de los ordenadores, averías, inundaciones…
Destrucción certificada de documentación: si la información contenida en los documentos escaneados es de un nivel de seguridad muy alto, la última fase del trabajo debe terminar con la destrucción de los documentos en papel (o en otro formato), para lo que se pueden contratar los servicios de empresas especializadas que garantizan por escrito la destrucción de los documentos.
Normalmente un proyecto de implantación de gestión documental no incluye los 5 módulos, pero es importante conocerlos para saber cómo resolver un problema que podemos tener mañana, o el año que viene.
